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06.18
Wed
前回は、

「設備の情報管理を行って(または設備管理システムを導入して)、本当に意
味があるの?」

という疑問から、「設備情報管理のメリット」についてもっと掘り下げていく
ことを新しいテーマに掲げました。

・情報へのアクセス
・情報の継承
・情報の提供
・情報の分析

このような視点から、メリットを検討していこうと思います。
ただその検討の前に、一つ疑問を提示しました。
「設備情報管理のメリット」について疑問に感じているお客様が果たして設備
の情報管理を行っていないのでしょうか?
実際には、何らかの形で情報を持っていることは間違いありません。
情報を持っていなければ日常業務がうまく遂行できません。
では、なぜ情報の重要性を意識できないのでしょうか?
というところまでお話ししてきました。

今回はその続きです。

なぜ情報の重要性を意識できないのか?
これは実は設備の情報管理に限った話ではないのです。

一般的に、

「情報は作業(業務)の中に埋もれる」

という特徴があります。
これには二つの意味があります。

何かの目的を達成しようするときには、作業が発生します。
作業を行えば行うほど、その作業の結果、情報量は必ず増大します。
その情報の中で必要なもの、必要でないものが作業が進むに従って、わかりに
くくなっていくのです。これが、まず第一の意味です。

一方で、情報は「目的」に直結はしていません。
多くの場合「目的」を達成するために行う作業の「道具」です。
「目的」を達成するために第一に問題になるのが、作業です。
「道具」=情報は、作業の陰に隠れて見えにくくなる。これが第二の意味です。

簡単に言えば、作業が忙しくて、

「やったほうがいいけれど、まっいいか」

ということになってしまうのです。

ところが、道具を使わないと作業はうまくできません。
つまり情報が必ず必要な局面が出てきます。
どこでつじつまを合わせるのでしょうか?

もう少し具体的に見てみましょう。
気分を変えるため、設備管理とは全く違う分野で考えてみます。

例えば、

・営業

という分野。
ほとんどすべての企業では物を売るために「営業」をしています。
つまり「物を売る」という目的に対して「営業」という作業をしているのです。
ですから「物を売る」目的のために、まず企業では目標を明示して、

「目標通り売ってきなさい」

と作業をしっかりやるように、営業担当者の尻を叩きます。

そして、結果がなかなか出なければ、「営業」という作業能力を向上させるた
め、研修などでスキルアップやノウハウの向上をはかることが多いと思います。

ところがそうした営業活動の影で密かに問題になってくることがあります。
それは、顧客情報です。
いくら、営業現場でのノウハウが身についていても、そもそもお客様の状況、
問題点などがきちんと把握できていなければうまくいかないことが多々ありま
す。
ところが、営業活動をやればやるほど、そうした情報は増えて古い情報はどこ
かに埋もれています。その結果、営業機会を逃してしまうかもしれないのです。

情報管理に積極的でない企業であれば、目的に直結した作業=営業活動にのみ
目が行き、

「顧客情報の整理に時間をかけるより、もっと営業をしろ」

ということになります。

そんな時、個々の営業担当者が必要な情報を把握するためにどうするのでしょ
うか?
それは、誰でもやっていることです。つまり、

・自分の頭で把握する

ということです。
人間の頭はよくできていて、超高性能のコンピュータでも総合力ではまだ全く
敵わないと言われています。
それなりの情報は記憶の中にしまうことができるので、

「このお客様はこうだったな」
「これは、あのお客様のケースと似ているな」

ということを、記憶を頼りに判断するのです。

つまり、情報整理ができていないとしても、自分の頭の中でつじつまを合わせ
る、という至極単純な話です。
そして、どうしても自分の頭の中で追いつかない場合には、それぞれのやり方
で顧客情報を管理するのです。

この営業の話、どこかの話と似ていませんか?

設備管理の現場でも、ベテランの技術者が自分の経験とノウハウで作業をうま
く進行させている、という話を数限りなく聞いてきました。
その話と、構造はほとんど同じだと思います。

つまり、「情報の重要性を意識できないのか?」という理由の一つ目は、情報
の必要性を個人の頭=能力でカバーしてしまうからです。

それでは、営業の分野では、相変わらず個人の頭の中で情報管理をしているの
でしょうか?

実は近年大きく変わりつつあります。

情報の重要性に気付いた企業が、体系的に顧客情報の管理に取り組みつつあり、
CRM(Customer Relationship Management)システムの導入が大きく伸びつつ
あります。
矢野経済研究所によると、不況下にもかかわらず、このCRMシステムの市場の
伸びが2005年~2012年にかけて、1.5倍以上にもなっています。

http://www.yanoict.com/yzreport/103

色々な要因はあると思いますが、恐らく不況の中、営業が難しくなるに従って
個人で膨大な情報量を管理する非効率性に気付いてきたのも、大きな理由だと
思います。

しかし、設備の情報管理には営業の話とは違って、もう一つ「情報の重要性を
意識できない」理由があります。

それは次回ご説明していきたいと思います。
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