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06.18
Wed
前回は、「設備情報管理」にどんなメリットがあるのかご説明を始めました。

まず、メリットをもたらすための第一歩は、情報管理の重要性を意識すること
です。

現在、どのように設備の情報管理をしているか?

これを確認できていない例も多々あるので、まずそこから始めてください。
状況を意識すれば自ずと問題点も浮かび上がります。

重要性を意識できたところで、第一のメリットです。これは、

「情報へのアクセスの改善」

ということです。
設備管理業務を行うときに、目指す情報の取得に時間がかかることがあります。
この部分の改善は設備情報管理の、最も基本的、かつ最大のポイントだと思い
ます。

以上のような内容を前回はご説明してきました。

さて、今回は前回の内容を受けて

「情報へのアクセスの改善」

が「最も基本的、かつ最大のポイント」だということについて掘り下げていき
たいと思います。
掘り下げるために、少し繰り返しになりますが、情報管理がなぜ必要なのかそ
の本質を考えたいと思います。

さて、以前少し触れましたが、設備管理業務に限らず、あらゆる作業はそれに
伴って何らかの情報が発生します。

単純にモデル化すると、

------------------------------------
[A.作業開始]⇒⇒[B.作業完了]
      ↓
     【情報A1(いつ完了)】
     【情報A2(誰が)】
     【情報A3(どのくらいの時間で)】
      ・
      ・
------------------------------------

上のモデルは、作業によって何らかの状態が[A]から[B]に遷移し、その過程で
関連する様々な情報が発生することを示しています。
どんな単純な作業でも、細かく考えるとその過程でたくさんの情報が発生して
いることがわかります。

しかも、その作業が継続的にまたは反復的に続く場合、同じような作業であっ
ても発生する情報は少しずつ変わってくるのです。

例えば、単純なコピーを取るという作業を考えてみましょう。
与えられた書類を、単にコピーを取る、という作業です。

しかし、たったこれだけの作業でも、その作業ごとに

・コピーする量
・コピーする作業時間
・コピー作業中のエラーの回数

などなど、全く違った情報が発生します。
仮に、これら3つの情報だけ、人の頭の中でずっと覚えておいてほしい、と言
われたらどうでしょうか?
数回程度の作業であれば、問題ないかもしれません。
しかし、数十回、数百回作業が続けば、たったこの3つの情報でも、人の頭の
中で覚えておくことは大変困難です。

今度はそのコピー作業を3人で行っていて、一人管理者がいる状態を考えます。
作業は1日コピー10回程度です。
上の3つの情報を作業の都度、管理者に報告するとして、管理者はその情報を
頭の中で1日分でも覚えていられるでしょうか?
多分、情報が必要になったら、最低でも作業者に聞きに回らなければならない
でしょう。

かなり頑張っても難しいと思います。
件数が多くなくても、複数の要素が絡めばさらに情報の把握は困難だ、という
ことです。

以前の回で、情報管理を意識していない場合、「頭の中で処理している」とい
う趣旨のことを書きました。

しかし、実際、上のモデルから推測すると、頭の中でまともに情報処理をしよ
うとすれば通常はパンクします。
では、どうするのでしょうか?
答えは簡単で、ほとんど忘れてしまうのです。

それを避けるために、例えば報告を受けた都度、その内容をメモで残しておく
ということが考えられます。これで状況はかなり改善されます。

ではこの業務が何日か続いていた場合のことを考えましょう。
メモを取っていたとしても、こんどはそのメモのおき場所がわからなくなって
しまうこともあるかもしれません。

そうすると、情報が必要な時にはメモを探して回らなければなりません。
無駄な時間がものすごくかかってしまうのです。

このように、人間は忘れる動物だからこそ、情報管理が必要になります。
情報管理は「ルール」です。

つまり情報管理のメリットの本質は、「ルール」によってこの「忘れる」こと
をいかに補えるかという点だと思います。
「情報へのアクセスの改善」が情報管理のメリットの基本だ、と申し上げたの
はこうした理由からなのです。

もちろん、作業に伴う情報自体忘れても支障ないものも多々あります。

その一方で、似たような作業を反復して行う場合、過去の情報がわかっていた
方が、作業を行う上ではるかに効率的です。
そして、設備管理業務は、そうした反復作業の典型、と言ってよいと思います。

今回は、設備の話からずいぶんずれてしまいましたが、次回、設備管理業務に
即して話を進めます。
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