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06.19
Thu
前回も「設備情報管理のメリット」の中で、「設備・保全教育コストの削減」
についてご説明の続きでした。
設備情報管理で具体的に「設備・保全教育コストの削減」はできるのか、とい
うことを考察しました。

まず、
「項目L:引き継ぎ資料・説明資料を作るのに必要なコスト」についてです。

そもそも、資料作成に時間がかかるのは情報がバラバラに管理されているから
です。
しかし普段から情報の整理を意識していれば、大幅に引継ぎ資料作成の時間を
短くすることができます。
どの程度短くできるのでしょうか?
代表的なサンプルを決めて、情報の整理をしていない場合、情報の整理をして
いる場合それぞれで、引継資料作成時間がどの程度かかるかシミュレーション
してみれば、ある程度の推測ができると思います。

一方

「項目K:OJTを行うために必要なコスト」

はどうでしょうか?

OJTの期間を短くできればコストを削減できます。短くするには、早期にトレー
ニーが、自律的に動くことができるようになれよいわけです。
ポイントはOFF-JTで「自分で学ぶ」環境をどれだけ作れるかです。

こうしたことをご説明してきました。

今回も引き続き「設備情報管理」によって「設備・保全教育コストの削減」が
できるのか、という話をします。
まず前回の話を受けて、OFF-JTで「自分で学ぶ」環境について考えます。

話は少し飛びます。

先日テレビを見ていたら、ローコストオペレーションで有名なアパレル小売業
の「しまむら」が取り上げられていました。
ローコストオペレーションの根幹が何か、と言えば1000ページ以上にものる、
膨大な量の「マニュアル」です。このマニュアルがあるおかげで、各店舗は少
人数のパート・アルバイトで運営が可能になっています。

しかし、マニュアルを金科玉条としているわけではなく、現場からの改善提案
をどんどん取り入れながら、進化させているのです。
現場で、起こった経験をマニュアルに反映させることで、よりよいオペレーシ
ョンにつなげているわけです。
つまり、日常のオペレーション情報を上手に整理して、利用する仕組みがある
と言い換えてもよいと思います。

同じことが、設備管理業務でも当てはまると思います。

前回、引継ぎ資料の件に触れましたが、そうした資料が普段から準備されてい
たらどうなるでしょうか?
「しまむら」のようにきちんとしたマニュアル化されていなくても、過去の作
業内容を含めた情報が、すぐに取り出される状態できちんと整理されていたら
・・・。

恐らく、「しまむら」でパート・アルバイトが「マニュアル」でオペレーショ
ンを学ぶように、新しく保全担当になった人はそうした情報・資料で「自分で
学ぶ」ことができるようになるでしょう。

「自分で学ぶ」ことと、OJTを合わせれば、業務に対する理解は非常に早く、
深くなることが期待できます。

それだけではありません。
OJTを離れて自分で業務を進めることになった場合でも、整理された情報を見て
いけば、わからないことがあっても、自分で解決できる可能性が高まります。
これも「しまむら」のマニュアルと同様です。

つまり整理された情報によって、新任担当者が自律的に動くことができる時期
を早めること、つまりOJTを短くすることを期待できるのです。

普段から情報管理を行っているとしたら、「自分で学ぶ」環境を作るための特
別なコストもほぼ不要になります。

実際に、私どものお客様の中で建築関係の資材を製造しているS社では、
「設備管理の匠」を「新しい担当者の教育用に使っている」と明言されていま
す。
今のところ、OJTの期間がどれだけ削減されたかというお話は頂いていません
が、情報を日常的に管理することで、教育に効果があることは手ごたえとして
お持ちのようです。

削減効果を具体的に数値で示すことは簡単ではありません。
ただ、OJTだけのカリキュラムと、「自分で学ぶ」ことを前提としたカリキュラ
ムを比較すれば、トレーナーが関わる時間が大幅に減ることが見通せると思い
ます。

最後に

「項目M:新任担当者が情報を探すために必要なコスト」

について、考えてみます。
これは、実はこれまでの以前の話の援用です。
まず、このコストについてですが、

(新担当者が情報探す時間)×単価

という式でコストを考えることができます。
つまり、単純に情報探索時間を減らせばコストは下がります。
これは以前、2012年10月頃から何回かにわたってご説明した、

「情報アクセスの改善」

と同じ構造です。

項目A:これまでの(情報が整理されていない場合の)情報探索時間(/月)
×人件費(/月)
項目B:情報管理実施後の想定される情報探索時間(/月)×人件費(/月)

項目A-項目Bで削減コストを考えることができるわけです。

さらに新任担当者はほとんど知識ないため、情報を探す頻度が多くなるばかり
か、ベテラン担当者にわからないことを聞く機会が多くなります。
すると、このコストの中に、「他の担当者が支援する時間」も考慮する必要が
あります。

項目A':これまでの(情報が整理されていない場合の)情報探索時間(/月)
×人件費(/月)+他の担当者の支援コスト
項目B:情報管理実施後の想定される情報探索時間(/月)×人件費(/月)
+他の担当者の支援コスト

ですから、あくまでも、新任担当者がある程度経験を積むまでの期間限定です
が、かなりのコスト削減効果が期待できます。

以上、「設備・保全教育コストの削減」についてご説明してきました。

次回は、この内容全体を整理してから、次のテーマに移ります。
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